Maschinenumzug in die USA

Die Einhaltung von US-Regelungen bei Ihrem Maschinentransport ist ein komplexer, aber entscheidender Aspekt, den Sie nicht unterschätzen sollten. Behörden wie die Occupational Safety and Health Administration (OSHA) und Vorgaben wie der Code für ein Harmonisiertes System (HS-Code) spielen dabei eine wichtige Rolle. Auch die Bundesstaatlichkeit bis hinunter auf die Ebene der einzelnen Countys kann eine Herausforderung darstellen.

Warum ist die OSHA wichtig?

Die OSHA setzt als US-Behörde die Gesundheits- und Sicherheitsgesetze der USA am Arbeitsplatz durch – ähnlich der deutschen Zentralstelle für Arbeitsschutz beim Bundesministerium des Innern und für die Heimat. Entsprechend hat sie auch einige Verordnungen zur Maschinensicherheit erlassen. Wenn Ihre Maschinen nicht den OSHA-Standards entsprechen, riskieren Sie nicht nur Strafen und Sanktionen, sondern auch die Beschlagnahme der Maschinen bereits am Zoll.

Die OSHA ist zwar die primäre Behörde für die Überwachung von Sicherheits- und Gesundheitsstandards in den USA, aber sie ist nicht die einzige Institution, die in diesem Bereich tätig ist. Die OSHA arbeitet eng mit den sogenannten National Consensus Standards zusammen, die von verschiedenen Normungsinstitutionen verabschiedet werden. Diese Normen bieten einen weiteren Rahmen für Sicherheits- und Gesundheitsanforderungen und ergänzen die OSHA-Standards. Die OSHA setzt den Maßstab für den Transport und Betrieb Ihrer Maschinen und Anlagen in den USA. Daher sollten Sie sich genau mit deren Vorgaben und Regularien vertraut machen, damit Ihre Maschinen überhaupt die Grenze in die USA überschreiten dürfen.

Selbst nach der Einreise Ihrer Maschinen gelten nicht überall im Land die gleichen Regularien. Jeder der 50 Bundesstaaten verfügt diesbezüglich über eigene Richtlinien. Diese Unterschiede reichen sogar bis auf die County-Ebene hinab. Countys gibt es in den USA aktuell 3.142.

Maschinenumzug in die USA

Ihre Mitarbeiter

Die Entsendung von Mitarbeitern für Montage- und Servicearbeiten an Maschinen, die nicht in den USA gekauft wurden, benötigt eine gründliche Vorbereitung. Je nach Dauer des Aufenthalts müssen Sie zum Beispiel unterschiedliche Visa und arbeitsrechtliche sowie sozialversicherungsrechtliche Aspekte berücksichtigen. Wer hier Maßnahmen und Vorbereitungen versäumt, dem drohen später rechtliche Probleme und zusätzliche Kosten.

Flexibilität bei Visaoptionen

Informieren Sie sich über die verschiedene Visaoptionen, um die jeweils beste für Ihren Fall eines Maschinenumzugs in die USA auszuwählen. Hier empfiehlt sich Genauigkeit: Ein falsches Visum kann zu Einreiseverboten und anderen Komplikationen führen. Welches das richtige Visum ist, hängt von mehreren Faktoren ab. Dazu zählen unter anderem:

• Dauer der Entsendung
• Qualifikation der Mitarbeiter
• zukünftige Aufgaben in den USA
• Staatsangehörigkeit des Unternehmens und der angestellten Personen
• Dauer der Unternehmenszugehörigkeit sowie vertragliche Bindung zum Unternehmen
• Größe und Tätigkeitsschwerpunkt des Unternehmens

Anpassung von Arbeitsverträgen

Die Anpassung oder Erstellung von Arbeitsverträgen ist ein wichtiger Schritt, den Sie nicht vernachlässigen sollten. Das schützt sowohl Sie als Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer vor rechtlichen Unklarheiten. Kurzfristige Entsendungen erfolgen zwar im Rahmen des bestehenden deutschen Arbeitsvertrags, bei langfristigen Entsendungen ist allerdings grundsätzlich eine einvernehmliche Änderung des Arbeitsvertrags nötig, neben der Sie auch Ergänzungsvereinbarungen oder spezielle Entsendungsverträge vornehmen sollten.

Steuerliche Planung

Die Kenntnis der Sozialversicherungsabkommen zwischen Deutschland und den USA kann helfen, doppelte Beiträge zu vermeiden. Dies ist besonders wichtig, wenn Ihre Mitarbeiter für längere Zeit in den USA bleiben. Dabei gilt immer das Sozialversicherungsrecht des Arbeitsortes. Eine Entsendebescheinigung ist deshalb ein wichtiges Dokument, um von der amerikanischen Rentenversicherungspflicht befreit zu sein. Demnach unterstehen Mitarbeiter eines deutschen Unternehmens trotz US-Einsatz auch weiterhin der deutschen Sozialversicherung, wenn das inländische Arbeitsverhältnis bestehen bleibt, der Einsatz maximal fünf Jahre dauert und die Entsendung auf Weisung des Unternehmens erfolgt.

Fristen, Meldepflichten und Gesundheitschecks

Die Einhaltung der Meldepflichten in den USA ist unerlässlich, um rechtliche Probleme zu vermeiden. Dies betrifft sowohl die Registrierung beim Immigration and Naturalization Service (INS) als auch die Datenübermittlung über Application Programming INterfaces (APIs) (Daten wie Name, Passnummer, Geburtsdatum, etc.). Um potenziellen Problemen präventiv aus dem Weg zu gehen, ist es empfehlenswert, ein englischsprachiges Begleitschreiben des Arbeitgebers mit sich zu führen. Dort sollte folgender Inhalt dokumentiert sein:

• Zweck der Reise
• Aufgaben in den USA
• Aufenthaltsdauer
• Vermerk, dass der Mitarbeiter kein Einkommen aus einer amerikanischen Quelle bezieht

Beim Thema Gesundheit können Sie vieles vereinfachen, wenn Ihre Mitarbeiter im Vorfeld der Reise ihren Impfstatus überprüfen lassen. Bei diesem Thema sind amerikanische Behörden ebenso wenig zu Späßen aufgelegt wie bei Falschangaben. Die Wahl, Social-Media-Accounts anzugeben, liegt bei Ihnen – aber falsche Angaben in diesem Bereich können die US-Einreise verhindern. Wir raten Ihnen dazu, die Fristen für Visa oder Steuerunterlagen stets im Auge zu behalten. Sollten Arbeiten länger als geplant andauern, ist eine Fristverlängerung angeraten.

Bei diesen Punkten sowie beim internationalen Arbeitsrecht, dem US-Steuerrecht sowie den Gesetzen und Richtlinien in Sachen Einwanderung sollten Sie erfahrene Experten hinzuziehen. So vermeiden Sie unangenehme und finanziell belastende Überraschungen.

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